Często, zwłaszcza w początkowej fazie rozwoju przedsiębiorstwa, właściciele firm nie mają możliwości nabywania pojazdów, które mogliby włączyć do aktywów firmy. W takich okolicznościach, wykorzystują oni własne samochody do zadań biznesowych. Choć prywatny samochód nie jest częścią majątku trwałego przedsiębiorstwa, istnieje możliwość odliczania wydatków związanych z jego użytkowaniem od podatku dochodowego od osób fizycznych – PIT. Odliczając koszty eksploatacji prywatnego pojazdu w ramach działalności gospodarczej, warto pamiętać, że od stycznia 2019 roku nie jest wymagane prowadzenie rejestracji przejechanych kilometrów dla celów rozliczeniowych, znanej jako kilometrówka.
Wykorzystanie prywatnego auta w biznesie – co warto wiedzieć na ten temat?
Wydatki na eksploatację pojazdu mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. W ramach tych wydatków można uwzględnić nie tylko zakup paliwa, ale również opłaty za ubezpieczenie OC i AC, koszty napraw, przeglądów, serwisowania, zakup części zamiennych oraz opłaty parkingowe. Należy jednak mieć na uwadze, że do kosztów uzyskania przychodu można wliczyć tylko 20% ich wartości, jeżeli samochód służy zarówno celom prywatnym, jak i służbowym, o ile nie jest on wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Aby potwierdzić wykorzystanie prywatnego auta do celów biznesowych, a nie osobistych, niezbędne jest dokładne dokumentowanie przebiegu pojazdu.
Gdy przedsiębiorca używa prywatnego auta w ramach działalności gospodarczej, ma prawo do odliczenia 50% VAT-u naliczonego. VAT, który nie został odliczony, wraz z netto kosztami użytkowania pojazdu, rozlicza się w księdze przychodów i rozchodów, zgodnie z wcześniej wspomnianymi zasadami. W kontekście VAT-u, podobnie jak przy PIT, istnieje możliwość odliczenia całego VAT-u, jeżeli auto służy wyłącznie celom biznesowym. Aby móc skorzystać z tej opcji, oprócz prowadzenia ewidencji, trzeba również złożyć deklarację VAT-26 w urzędzie skarbowym.
Aby móc odliczyć 100% kosztów eksploatacji prywatnego samochodu używanego dla potrzeb firmy, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu, która powinna zawierać:
-numer rejestracyjny pojazdu,
-daty rozpoczęcia i zakończenia ewidencji,
-stan licznika na początku i na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia ewidencji,
-liczbę kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego,
-szczegółowe informacje o każdym użyciu pojazdu, w tym datę, trasę, liczbę kilometrów, cel wyjazdu oraz dane i podpis kierowcy.
Wykorzystanie aut pracowników w celach firmowych
Samochody prywatne pracowników mogą być również używane do celów służbowych. W takim przypadku, zwrot kosztów za użytkowanie prywatnego auta pracownika na potrzeby firmy odbywa się na podstawie kilometrówki. Stawki za kilometr – prywatne auto Stawki za użytkowanie prywatnego auta w celach służbowych są określone prawnie. Od 17 stycznia 2023 roku, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury, pracodawca zwraca koszty według stawek za kilometr, które wynoszą maksymalnie – 0,89 zł dla aut o pojemności do 900 cm3 i 1,15 zł dla aut o pojemności powyżej 900 cm3.
Poprzednie stawki były znacznie niższe i nieadekwatne do obecnych cen paliwa i innych kosztów eksploatacyjnych. Aby prawidłowo rozliczyć koszty użytkowania auta pracownika w działalności firmy, konieczna jest umowa cywilnoprawna o używaniu prywatnego pojazdu do celów służbowych. Umowa ta powinna określać, które auto będzie używane służbowo oraz formę i termin zwrotu kosztów przez pracodawcę. Jeśli rozliczenie ma charakter ryczałtowy z ustalonym limitem kilometrów, pracownik co miesiąc składa oświadczenie o użytkowaniu auta w celach firmowych. W przypadku rozliczania faktycznie przejechanych kilometrów, niezbędne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.
